一封好的邀請函
最近因為受邀「2016元智義工評鑑」收到了一封邀請函，不經讓人認真的思索，一封好的「邀請函」應該要怎寫呢？我試著讓自己站在完全不認識這一個活動的狀態來接受這封邀請。
我訂定了2個目標來看這一封邀請函：
- 我當天要到哪裡、要做什麼？
- 這整個活動在做什麼？
一開始是引言卷頭的部分，我試著讀懂這群學弟妹的三個段落想要表達的事情。
我最care的點是在這一小小段落中，就出現了「義工評鑑」、「評鑑活動」與「評鑑」三個名詞。雖然第二段用了小小的篇幅介紹了我要參加「義工評鑑」是怎樣的活動，但是其中的「與往年一樣」卻又讓我困惑了。
如果從第二段我們會彙整出這樣的架構圖：
為何說「以往一樣」造成了我的困惑呢？因為以往我們的義工評鑑是義工週底下的一個子活動，其架構可能如下（本文匯整過往參加過的義工週經驗）：
這算是一年一度義工團的大事，所以當出現「以往一樣時」我們腦袋會浮現的是這整個map。
撇開活動架構不同，現在這一封有趣的點了，作為一個邀請信，我到底是受邀哪一個活動呢？是「義工評鑑」這三個活動呢？還是只是「動態展」活動呢？
小小彙整一下這段落的書寫技巧：
- 將您的受邀者當作「無知的」：請盡量將你受邀的人當作是一個不了解活動的人，盡可能詳細告知你的活動時間、地點。
- 明確的統一用詞：在這段落中評鑑相關用詞出現了多次，但所指的意涵範圍都有些不同。
關於我訂定的閱讀本信的目標「我到底受邀做什麼」，讀到這段其實有些困惑了，我到底是要參加哪一個活動呢？接著讀了下方的類似「企劃書」的Rundown才知道，我所受邀的活動應該是「2016義工評鑑動態展」。
誠如一貫下來的論述，當我看到了知道是這個活動的rundown我接著就是在看到底我會在這個活動參與些什麼？在P2的上半看到了義工團這邊把我要做的事情彙整起來，這點是值得嘉許的。
把這段落我看到的一些邀請函的書寫技巧列一下：
- 段落標題：既然知道這段落是活動的rundown和簡介，那在這段落可以加上簡單的標題，讓閱讀這份文件的人更快理解這活動或段落是什麼？
- 地點說明：由於現在可能是在邀請一個畢業許久的學長姐，有可能會不知道這個地點是哪，建議可加上一段文字或者圖示說明怎麼前往。
- 善用篇幅：像是這個rundown中有一個備註，那這邊就會是好好說明學長姐在這段落要做什麼的地方，以「回顧小活動」來說，其細項的說明就可以在備註中；爾或者「進場」後如果有要學長姐做什麼，比方說「閱讀各團的評鑑本」這類事情即可備註在這裡。
- 用語精確且統一：像是團名、活動名稱、階段性活動名稱這些，在整段行文中最好能夠統一，要說簡寫就是通篇都簡寫，避免前後用不同的用語，就像是「團務主講人」可以改寫為「團務報告主講人」，這樣會更明確表達是同一段活動的事務；或者「團名」這種重要的東西前面是Youth志工後面又變成了Youth究竟哪個是正式名稱呢？
- 說明清楚「時間」：由於一個活動最需要掌控的東西就是「時間」在邀請他人是必須說明清楚哪些時間要做什麼，如同此段「學長姐分享＋講評時間」這明確是兩件事情，那就分別把這時間可以花多久講清楚；就算是要自由給學長姐或講員分配，也必須說清楚。不然每一個閱讀的人解讀可能會不同的東西：如我分別講5–8分鐘的講評與分享。
- 配圖與文字：配圖與文字搭配最好是可以是一致的順序，那使用者在閱讀上比較容易會聯想起來，而非覺得「這邊剛好有空位，我就配這張圖」，每一個背景、圖片的搭配都必須是有意義的，後來看一段時間會意過來背景是六大義工的齒輪轉動成一顆大樹的意象，覺得這就是一個很棒的設計。
- 標點符號：作為義工團，我們和其他一般社團最不一樣的地方就是我們的每一個成果、文件都是和學務處的行政作業有關聯的，每一個文件都必須看起來有其專業性，而標點符號的正確應用就是我們最基本可以做到的。在這封邀請信中，常出現半形、全形標點混排的情形，這點在製作文件上是可以注意的。同時也是讓我們身為義工團的「專業感」、「質感」做出來的方式。（同時也會讓帶我們的行政大姐、大哥們輕鬆一點，他們對上繳交結案報告時可以直接用你們的文字或東西，不用重新做一份「結案用」的文字）
最後，讀完後我可能用了比較「嚴厲」的角度在看這一整封邀請信，但要提醒學弟妹的點就是「魔鬼藏在細節中」，當你寫下每一個文字、標點符號、畫表格、圖片時，多想一分鐘你的觀眾、閱讀者、使用者是誰！試著站在他們的目標幫他們想你要怎樣做會讓他們更加了解這一個文件、活動要做什麼。
